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  • 仕事で必要になるレポート・報告書。編集社はもっぱら企画書ですが、どんな書類も相手に伝わりやすく書くことが大事。しかもレポート・報告書は迅速な提出が求められるので、正確に早く、見やすく書く必要があります。新入社員もそうでない人も、書く必要が出たときにそばに置いておきたい1冊ですよ。

    稲川

    POSTED BY稲川

    社会人として身につけたいスキル。
    「書き直し!」と言われないために

    レポート・報告書は、仕事をするうえで、
    さまざまな場面で提出が求められます。
    しかし、作成に苦労している人が多いのではないでしょうか。

    「上手な報告書が書けない」
    「まとめ方がわからない」
    「上司から何度も書き直しを命じられる」
    「さまざまなレポート・報告書のひな形がない」

    ビジネスにおいて、レポート・報告書の作成は
    日常的に求められます。

    ですから、この際、レポート・報告書を
    まとめる技術を身につけましょう。

    この本のテーマは基本と常識。

    これまでレポート・報告書を書いたことがない人、
    提出しても何度も書き直しをさせられる人、
    もう一度、上手なまとめ方を見直したい人など、
    迅速に、正確にまとめる技術を習得することができる1冊です。

    レポート・報告書と一概に言っても、
    その形式はさまざまです。

    日常業務では、
    「日報・週報・月報・年報」「会議報告書」「会議議事録」「企画書」
    また、仕事や職場環境・制度などの改善を提案する「提案書」
    などがあります。

    特別な業務に関しては、
    「出張報告書」「イベント報告書」のほか、
    「調査報告書」「研修受講報告書」「稟議書」など
    そのつど報告しなければならない案件も出てきます。

    事故対応でもレポート・報告書は必要です。
    「クレーム対応報告書」には個人向け、取引先向けなどがありますし、
    「始末書」「顛末書」「事故報告書」なども書くときがくるかもしれません。
    突発的なものとしては、「慶弔報告書」などもあります。

    レポート・報告書は読む人に正確に伝わるよう書くことが大事です。
    しかも、早急に提出しなければならない場合が多いのも特徴です。

    そうしたとき、上手なレポート・報告書を提出すれば、
    上司や周りの人から認められ、一目置かれること間違いなし。

    本書には「そのまま使える36の参考書式例」も掲載されています。

    日常で、またはいざというときに見直すだけで、
    あなたのスキルが一段とアップします。



    目次

    第1章 レポート・報告書は難しくない
    1. そもそもレポート・報告書とは?
    レポート・報告書はコミュニケーション・ツールの1つ
    2. レポートと報告書の違いは?
    レポートは自由度が高く、報告書は書式に従って
    3. レポートと報告書は3種類ある
    定期か不定期か、提案・主張をするためか
    4. このポイントを必ず押さえよう!
    「相手が何を求めているか」を考えてつくる
    5. メールでの報告はこうする
    誤字・脱字、誤送信に注意、件名をわかりやすく!

    第2章 1回でOKが出る レポート・報告書の書き方・つくり方
    1. レポート・報告書の基本とは?
    伝えたい内容を正しく相手に伝える
    2. 内容にモレがないようにするには?
    「5W3H」の8要素を意識して書く
    3. 信頼されるレポート・報告書をつくるには?
    誤解されない文章、具体的な内容を心がける
    4. 文章の表現は簡潔に!
    文章を短く区切り、言いたいことを整理する
    5. 読み手によって書き方を変える
    ちょっとした気遣いが高評価につながる
    6. レポート・報告書は時間をかけずにつくる!
    自分が知っていて、相手が知らないことだけ書く
    7. 「期限」と「タイミング」を意識する!
    レポート・報告書には3種類の期限がある
    8. ポイントをチェックして完成!
    初見のつもりで読んで最終チェックする

    第3章 評価されるレポート・報告書を つくる10のステップ
    1. レポート・報告書の最適な枚数は?
    「一枚主義」なら簡潔にまとめられる
    2. 一文を短くする
    文章を分解して、箇条書きにしてみる
    3. 段落の上手なつくり方
    読み手にわかりやすく意味の切れ目をつける
    4. 読みやすいレイアウトのコツ
    結論が目立つようにレイアウトを工夫する
    5. 表やグラフで視覚に訴える
    4つのグラフを使い分けよう
    6v読みやすい文章のテクニック
    文体の統一、送りがなの統一、接続詞に気をつける
    7. 参考資料を上手に添付する
    一枚主義で報告書をつくり、資料は別途添付する
    8. 報告メールのルールを覚えよう
    長文の報告書は添付する
    9. 「事実」と「意見」を書き分ける
    レポート・報告書では「事実」が求められる
    10. 内容を充実させるテクニック!
    「比較」を使えばもっとわかりやすくなる

    第4章 日常業務に関する レポート・報告書の書式例
    1. 日報の書き方…
    「今日何をしたか」を共有するための文書〈書式例―日報〉
    2. 週報の書き方
    日報以上に“変化した箇所”が重要〈書式例―週報〉
    3. 月報の書き方
    「何をやったか」と「どんな成果をあげたか」を明確に〈書式例―月報〉
    4. 年報の書き方
    1年を総括的に評価できるような文書をつくる〈書式例―年報〉
    5. 会議報告書の書き方
    「問題点」「改善案」「決定事項」の3つの要素を書く〈書式例―会議報告書〉
    6. 会議議事録の書き方
    議事録は会議の進行そのものを記録する〈書式例―会議議事録〉
    7. 提案書の書き方
    仕事や職場環境・制度の改善を提案する
    〈書式例①―お客様相談室の設置についての提案書〉
    〈書式例②―部屋の使い方についての提案書〉
    〈書式例③―製品表示の見直しについての提案書〉
    8. 企画書の書き方
    企画を実行する承認を得るために〈書式例―企画書〉

    第5章 特別な業務に関する レポート・報告書の書式例
    1. 出張報告書の書き方
    出張の「目的」「内容」「結果」を報告する
    〈書式例①―交渉目的の出張についての報告書〉
    〈書式例②―地方説明会の実施についての出張報告書〉
    〈書式例③―海外視察についての出張報告書〉
    2. イベント報告書の書き方
    結果や成果がきちんと伝わるように書く〈書式例―イベント報告書〉
    3. 調査報告書の書き方
    調査内容を整理して、正確に文書にまとめる
    〈書式例①―市場調査についての報告書〉
    〈書式例②―製品開発に関する調査についての報告書〉
    〈書式例③―グループインタビューについての報告書〉
    4. 異業種交流会報告書の書き方
    新たな気づき、耳よりな情報を書く〈書式例―異業種交流会報告書〉
    5. 研修受講報告書の書き方
    何を学び、何をもち帰ってきたのかを報告する〈書式例―研修受講報告書〉
    6. OJT報告書の書き方
    自分の指導方法とその結果を上司に報告する〈書式例―OJT報告書〉
    7. 稟議書の書き方
    会社にどれだけのメリットをもたらすかを訴える
    〈書式例①―備品購入についての稟議書〉
    〈書式例②―イベント参加についての稟議書〉
    〈書式例③―アルバイト雇用についての稟議書〉
    8. レポートの書き方
    客観的な事実から独自の展開を導き出す〈書式例―レポート〉

    第6章 事故対応などに関する レポート・報告書の書式例
    1. クレーム対応報告書の書き方(個人向け)
    寄せられた意見と対応法を客観的に書く〈書式例―クレーム対応報告書(個人向け)〉
    2. クレーム対応報告書の書き方(取引先向け)
    クレーム発生の経緯、相手の言い分を正確に報告する〈書式例―クレーム対応報告書(取引先向け)〉
    3. 始末書の書き方
    状況説明は簡潔にして、謝罪の気持ちを前面に
    〈書式例①―備品の損失についての始末書〉
    〈書式例②―酒席での非礼についての始末書〉
    〈書式例③―取引先に対する失態についての始末書〉
    4. 顛末書・理由書の書き方
    感情的な表現は避け、問題の経緯を客観的に述べる
    〈書式例①―不合格品の発生についての顛末書〉
    〈書式例②―荷崩れ事故の発生についての顛末書〉
    〈書式例③―納期の遅延についての理由書〉
    5. 事故報告書の書き方
    発生した事故の状況、被害の程度などを伝える
    〈書式例①―社内ネットワーク停止事故についての報告書〉
    〈書式例②―業務中の交通事故についての報告書〉
    〈書式例③―不良品の発生についての報告書〉
    6. 慶弔報告書の書き方
    結婚、葬儀、入院の3つのケースで作成する
    〈書式例―慶弔報告書〉

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  • 私も敬語には一抹の不安がありましたが、この本で意外と知らない敬語の使い方を学ぶことができました。著者のザ・アールさんは、新入社員研修から幹部研修まで幅広く人材をプロデュ-スする企業なので、現場に即した内容です。ドリルもついて楽しく学べますよ。

    稲川

    POSTED BY稲川

    身についた言葉のスキルは、一生の財産になる

    いまや外国語を学ぶように、「正式な日本語」を
    教養として身につけておくのは常識。
    その日本語の中で、もっとも難しく、
    しかし身につけていれば、できる社会人として見られるのが、
    きちんとした「敬語」を話せるかどうかです。

    新入社員にかぎらず、企業の幹部クラスの人でも
    「実は敬語の使い方が間違っていないか心配」
    「ボキャブラリーが少ない」
    なそ、言葉遣いに不安を感じていると言います。

    本書では、
    「きちんと自分の頭で考えて、その場に合った言葉遣いが組み立てられる」
    というレベルを目指します。
    ですから、ただ読み進めるだけではなく、
    敬語のトレーニング問題にも挑戦していただくドリルもついています。

    第1部では、正しい敬語の使い方をマスターします。
    第2部では、社会人にふさわしい信頼される話し方のコツを学びます。
    第3部では、シーン別のビジネス慣用句を身につけます。

    この1冊にしっかりと向き合えば、
    あなたの言葉のランクアップは間違いありません。

    日頃、言葉遣いに苦手意識を持っているあなたが、
    自信を持って堂々と人と向き合えるようになる1冊です。



    目次

    第1部 正しい敬語をマスターしよう
    第1章 敬語の仕組みを知ろう
    1.敬語の重要性・・・きちんとした言葉遣いは社会人の常識
    2.敬語の役割と機能・・・言葉遣いに関する不安を解消しよう
    3.敬語の仕組みを理解しておこう・・・尊敬語・謙譲語・丁寧語の使い分け
    4.敬語には5種類ある・・・謙譲語と丁寧語をさらに細かく分解

    第2章 敬語に言い換えてみよう
    1.丁寧語に言い換えてみよう・・・語尾を「です」「ます」「ございます」にする
    コラム フォーマルな場での表現
    2.美化語に言い換えてみよう・・・接頭辞「お」や「ご」をつける
    コラム 「お手紙」は美化語? 尊敬語?
    3.尊敬語に言い換えてみよう・・・動詞の言い換えを中心にマスターする
    コラム 役職名をつけたら「様」はいらない?
    4.謙譲語Ⅰに言い換えてみよう・・・行為の向かう先を立てて述べる
    コラム 植木に水をあげる?
    コラム 「営業をやらさせていただいています」?
    5.謙譲語Ⅱに言い換えてみよう・・・自分の行為などを丁寧に述べる
    コラム 「ご持参ください」は失礼?

    第3章 敬語を使ってみよう
    1.状況に合わせて敬語を使い分けよう・・・ウチとソトを区別して使う
    コラム ウチとソトは意外と複雑?
    2.敬語の誤用に気をつけよう・・・過剰になると言葉として不適切


    第2部 信頼される言葉遣いをマスターしよう
    第4章 相手・状況に応じた言葉を選ぶ
    1.口癖を見直そう・・・相手に違和感を与える言葉遣いを改める
    コラム 「お箸は大丈夫ですか」「大丈夫です」
    2.相手に配慮して伝えよう・・・あえてストレートに言わない
    コラム 目上に失礼な言葉1
    コラム 目上に失礼な言葉2
    3.クッション言葉を使いこなそう・・・言いにくいことを上手に伝える

    第5章 依頼・断り・お詫びの丁寧な伝え方
    1.依頼するときの丁寧な言い方・・・文の最後に「か」をつける
    2.断るときの丁寧な言い方・・・申し出や依頼をうまく断る技術
    コラム 「ご遠慮申し上げます」の意味は?
    3.お詫びするときの丁寧な言い方・・・できるだけ具体的な言葉を添える
    コラム お詫びと謝罪は違う?


    第3部 ビジネスで使う慣用句をマスターしよう
    第6章 ビジネスシーンに応じた敬語表現
    1.訪問シーンの慣用表現・・・マナーをわきまえた言動を心がける
    2.来客応対シーンの慣用表現・・・会社全体のイメージを左右する重要な業務
    3.電話応対シーンの慣用表現・・・基本フレーズを覚えよう
    コラム 「少々お待ちください」ってどのくらい?
    4.ビジネスメールの慣用表現・・・行動を起こしやすい書き方をする
    コラム 絵文字や記号は失礼にあたる?

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  • プレゼンは決して大勢の前でするだけではありません。1対1でも必要な要素です。ステップ形式ですべての基本と常識が学べます。

    稲川

    POSTED BY稲川

    いまやプレゼンは、1対1から大勢の前まで幅広く使われるスキル

    プレゼンテーションという言葉は、
    「2020年東京オリンピック招致に向けたプレゼンテーション」で注目を集め、
    「プレゼン」という言葉は、いまでは子どもから大人まで広く認知されました。
    しかし、大掛かりなコンペティションをプレゼンテーションと考えるのは間違い。

    プレゼンテーションの本質は、
    「目的をもって相手に働きかけること」ととらえること。
    つまり、日常の場やビジネスシーンで、誰にでもプレゼンの機会は無数にあります。
    本書では、パワーポイントなどのツールを使った本格的なプレゼンはもちろん、
    資料を使わない口頭でのスピーチや発表、
    また、よくある1対1での提案やセールスなど、
    さまざまな場面をプレゼンテーションと位置づけて解説します。

    STEP形式で、プレゼンテーションの基礎、基本スキルから、
    1対1のプレゼン、多くの人の前でのスピーチ/ショートプレゼン、
    ビジュアルを使ったプレゼンテクニックと、
    基本から高度なテクニックまですべてを網羅しています。

    基本的なスキルとしては、
    ・プレゼンを成功させる3つのP
    ・身だしなみを整える5つのポイント
    ・アイコンタクトのとり方
    ・敬語の基本
    ・感じのよい印象を与える「クッション言葉」
    ・話をわかりやすくする「テン、テン、マルの法則」
    ・印象に残る自己紹介 など

    1対1のプレゼンでは、
    ・提案型セールスの基本的な流れ
    ・話の組み立て方① ホールパート法
    ・話の組み立て方② PREP法
    ・話の組み立て方③ 時系列法 など

    大勢の前でのプレゼン、ビジュアルツールでは、
    ・聞き手の脳に働きかける「三角ロジック」
    ・ビジュアルハンドの活用法
    ・ワンセンテンス・ワンパーソンのプレゼン法
    ・言葉を際立たせる「プロミネンス」
    ・パワーポイントの注意点
    ・見やすいスライドのつくり方
    ・クロージングのポイント
    ・本番でのあがり対策法 など

    プレゼン能力は、仕事の評価に直結する大事な能力です。
    この1冊で、基本からさまざまなスキルまですべてが学べます。



    目次

    STEP1 基礎知識編 プレゼンテーションの基礎を押さえる
    1 プレゼンテーションの基礎を押さえる
    2 どんなときにプレゼンのスキルが必要になるか
    3 プレゼンに必要な5つの要素
    4 自分の癖(傾向)を確認しておこう

    STEP2 基本編 プレゼンテーションの基本スキルを身につける
    1 はじめの挨拶をしっかりと
    2 第一印象は「見た目」と「声」が9割
    3 「外見」も仕事の品質の一部
    4 声をコントロールする
    5 相手の目を見て話す
    6 話をするときの癖に注意する
    7 正しい日本語を話す
    8 話をわかりやすく伝えるコツ
    9 「感じのよい伝え方」を工夫する
    10 聞いている人が気になる言葉
    11 ボキャブラリーを増やす方法
    12 印象に残る自己紹介
    STEP2のチェック!
    STEP2のアドバイス

    STEP3 1対1のプレゼン編 1対1で相手をその気にさせるテクニック
    1 話のポイントを絞り込む
    2 一方通行で話さない
    3 「提案型セールス」のポイントを押さえる
    4 わかりやすい表現を心がける
    5 相手を惹きつける表現力
    6 「権威性」を利用する
    7 話の組み立て方① ホールパート法で話す
    8 話の組み立て方② PREP法で話す
    9 話の組み立て方③ 時系列法で話す 10 上手な資料の見せ方
    STEP3のチェック!
    STEP3のアドバイ

    STEP4 スピーチ/ショートプレゼン編 多くの聴衆の前で行うスピーチとプレゼン
    1 聴衆を分析する
    2 コア・メッセージを決める
    3 「目的」と「効果」を踏まえてストーリーをつくる
    4 左脳(論理)に働きかける表現
    5 右脳に働きかける表現法
    6 ユーモアをとり入れる
    7 信頼される立ち方・お辞儀のコツ
    8 効果的な身振り・手振り
    9 アイコンタクトのコツ
    10 効果的な声で話そう
    STEP4のチェック!
    STEP4のアドバイス

    STEP5 華のプレゼン編 ビジュアルツールを使ったプレゼンのテクニック
    1 プレゼン内容を準備する
    2 タイトルを工夫する
    3 プレゼンの流れを決める
    4 本題部分の構成を考える
    5 プレゼンツールを準備する
    6 わかりやすく見やすいスライドをつくる
    7 導入部の「つかみ」を工夫する
    8 プレゼンツールの効果的な見せ方
    9 聴衆の反応を見る
    10 質疑応答の方法
    11 クロージングのポイント
    12 リハーサルはしっかりと
    13 本番でのあがり対策法
    14 プロっぽく見せるテクニック
    STEP5のチェック!
    STEP5のアドバイス

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